Gemäß KiBiz bildet eine regelmäßige alltagsintegrierte wahrnehmende Beobachtung durch die KTPP die Grundlage der individuellen Förderung des Kindes. Diese dient dazu, die Entwicklung des Kindes innerhalb der Betreuungszeit zu dokumentieren und den Sorgeberechtigten die Förderung in der Kindertagespflege zu veranschaulichen. Die Dokumentation erfolgt bei einer Betreuungsdauer über 6 Monate in Form eines Portfolios. Die Vorlagen stellt der SkF Ibbenbüren der KTPP zur Verfügung. Lt. KiBiz haben die Sorgeberechtigten die Möglichkeit, mindestens einmal jährlich über die Entwicklung des Kindes informiert zu werden. 
 

Soweit die Eltern zugestimmt haben, beinhaltet die Dokumentation auch zweckmäßige Fotografien. Nach dem Ausscheiden des Kindes werden die bis dahin entstandenen Daten gelöscht, die Akten vernichtet.